Servano – Adatkezelési Tájékoztató

Hatályos: 2026. 06. 30. Verzió: 1.0

A jelen Adatkezelési Tájékoztató a servano.hu alatt elérhető Servano szolgáltatás (a továbbiakban: Szolgáltatás) keretében végzett személyesadat-kezelésekről nyújt tájékoztatást, az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR) és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) alapján.

1. Az adatkezelő

Adatvédelmi tisztviselő (DPO): a Szolgáltató – tevékenysége jellege és mérete alapján – a GDPR 37. cikke szerint nem köteles adatvédelmi tisztviselő kijelölésére, és ilyet nem jelölt ki. Adatvédelmi kérdésekben a fenti elérhetőségen lehet kapcsolatot felvenni.

2. A Szolgáltató kettős szerepe: adatkezelő és adatfeldolgozó

A Servano működése során a Szolgáltató kétféle szerepben kezel személyes adatokat. Fontos, hogy ezeket megkülönböztesd:

a) Adatkezelőként jár el a Szolgáltató azon adatok tekintetében, amelyeket a saját ügyfeleitől (a Szolgáltatásra regisztráló vállalkozásoktól és azok felhasználóitól), valamint a weboldal látogatóitól gyűjt – pl. fiók-, számlázási és kapcsolattartási adatok. Ezekre a 4. pont vonatkozik.

b) Adatfeldolgozóként jár el a Szolgáltató azon adatok tekintetében, amelyeket a regisztrált vállalkozás (a Felhasználó) tölt fel a saját ügyfeleiről és egyéb harmadik személyekről (pl. ügyfélnevek, címek, telefonszámok, aláírások, fényképek, munkalapok). Ezen adatok adatkezelője maga a Felhasználó; a Szolgáltató ezeket a Felhasználó megbízásából, utasítása szerint kezeli. Erre az 5. pont vonatkozik.

3. Az adatkezelés alapelvei és jogszabályi háttér

A Szolgáltató a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen, átláthatóan, célhoz kötötten, adattakarékosan, pontosan, korlátozott ideig és biztonságosan kezeli. Irányadó jogszabályok különösen:

• a GDPR (EU 2016/679);
• az Infotv. (2011. évi CXII. törvény);
• az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokról szóló 2001. évi CVIII. törvény;
• a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény;
• az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény.

4. A Szolgáltató mint ADATKEZELŐ által végzett adatkezelések

4.1. Regisztráció és a felhasználói fiók kezelése

• Cél: a Felhasználó azonosítása, a fiók létrehozása és működtetése, a Szolgáltatás nyújtása, a felhasználói szerepkörök kezelése.
• Kezelt adatok: a felhasználó neve, e-mail-címe, jelszava (titkosított/hashelt formában a hitelesítési rendszerben), szerepköre, aktivitási állapota; a cég neve, adószáma, címe, e-mail-címe, telefonszáma, logója; a fiók beállításai és állapota.
• Jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)).
• Megőrzés: a fiók fennállásáig, majd a szerződés megszűnését követő türelmi idő (30 nap) elteltével történő törlésig; a jogszabályi megőrzés alá eső adatok kivételével.

4.2. Előfizetés és számlázás

• Cél: az előfizetési díjak kezelése, fizetés feldolgozása, számlázás, számviteli kötelezettségek teljesítése.
• Kezelt adatok: előfizetési csomag és állapot, számlázási név, cím, adószám, a fizetési szolgáltatónál képződő ügyfél- és előfizetés-azonosító (Stripe customer/subscription azonosító), a kiállított számlák adatai. Bankkártya- és fizetési adatokat a Szolgáltató nem kezel és nem tárol; ezeket a Stripe kezeli.
• Jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)); a számviteli bizonylatok tekintetében jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) c), összhangban a 2000. évi C. törvény 169. §-ával).
• Megőrzés: a számviteli bizonylatok (pl. számlák) tekintetében a kiállítástól számított 8 év.

4.3. Ügyfélszolgálat, támogatás, hibajelentés és visszajelzés

• Cél: a megkeresések, hibajelentések és visszajelzések kezelése, a támogatás nyújtása, a Szolgáltatás minőségének javítása.
• Kezelt adatok: a bejelentő neve, e-mail-címe, az üzenet tartalma, a bejelentés kategóriája és állapota, csatolt képernyőképek, a kommunikáció időpontjai.
• Jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)), illetve a Szolgáltató jogos érdeke a megkeresések kezeléséhez és szolgáltatása fejlesztéséhez (GDPR 6. cikk (1) f)).
• Megőrzés: a megkereséstől számított, az ügy jellegéhez igazodó ideig, de legfeljebb 2 évig.

4.4. Naplózás és biztonság

• Cél: a Szolgáltatás biztonságának fenntartása, a tevékenységek visszakövethetősége, visszaélések megelőzése és kivizsgálása, hibakeresés.
• Kezelt adatok: a felhasználói műveletekhez kapcsolódó naplóbejegyzések (felhasználó-azonosító, e-mail-cím, érintett művelet és bejegyzés, időbélyeg), valamint a rendszer üzemeltetése során képződő technikai naplók.
• Jogalap: a Szolgáltató (és a Felhasználók) jogos érdeke a biztonságos és megbízható szolgáltatáshoz (GDPR 6. cikk (1) f)).
• Megőrzés: a biztonsági célhoz szükséges ideig.

4.5. Szolgáltatással kapcsolatos rendszerüzenetek

• Cél: a Szolgáltatás működéséhez kapcsolódó üzenetek küldése (pl. üdvözlő üzenet, a próbaidőszakra vonatkozó emlékeztető, fontos szolgáltatási és biztonsági értesítések).
• Kezelt adatok: a felhasználó neve, e-mail-címe, a fiók állapotára vonatkozó adatok.
• Jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b)), illetve a Szolgáltató jogos érdeke a felhasználók tájékoztatásához (GDPR 6. cikk (1) f)).
• Megjegyzés: a tisztán reklámcélú hírlevélküldés – amennyiben ilyet a Szolgáltató bevezet – kizárólag előzetes, önkéntes hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) a)) alapján történik, amely bármikor visszavonható.

4.6. Sütik (cookie-k) a weboldalon

A servano.hu és a Szolgáltatás kizárólag a működéshez feltétlenül szükséges sütiket használ (pl. a bejelentkezés és a munkamenet fenntartása, biztonsági funkciók). Ezek a Szolgáltatás nyújtásához nélkülözhetetlenek, ezért előzetes hozzájárulás nélkül alkalmazhatók; jogalapjuk a Szolgáltató jogos érdeke, illetve a szolgáltatás nyújtása (GDPR 6. cikk (1) b) és f)).

A Szolgáltatás jelenleg nem alkalmaz statisztikai vagy marketingcélú, hozzájáruláshoz kötött követő sütiket. Amennyiben a jövőben ilyet vezet be, azt előzetes hozzájárulás-kérő felülettel (süti-sávval) teszi, és a jelen tájékoztatót frissíti.

5. A Szolgáltató mint ADATFELDOLGOZÓ – a Felhasználó által feltöltött ügyféladatok

5.1. Mi tartozik ide?

Amikor a regisztrált vállalkozás (a Felhasználó) a Szolgáltatásba a saját ügyfeleire és egyéb harmadik személyekre vonatkozó adatokat rögzít, ezen adatok tekintetében a Felhasználó az adatkezelő, a Szolgáltató pedig adatfeldolgozó.

Ilyen adatok különösen:

• ügyfelek és kapcsolattartók adatai (név, e-mail, telefonszám, cím, adószám, megjegyzések, címkék);
• berendezések (pl. klímák) adatai és telepítési helyei;
• munkalapok tartalma, ideértve a technikus és az ügyfél aláírás-képét, valamint a feltöltött fényképeket;
• karbantartási előzmények, emlékeztetők, naptáresemények;
• árajánlatok, díjbekérők, számlák és termékadatok.

5.2. Szerepek és felelősség

A Szolgáltató ezeket az adatokat kizárólag a Szolgáltatás nyújtása céljából, a Felhasználó utasításai szerint kezeli. A jogalap megléte, az érintettek (a Felhasználó ügyfelei) előzetes tájékoztatása és jogaik biztosítása a Felhasználó (mint adatkezelő) felelőssége. Az adatfeldolgozás GDPR 28. cikke szerinti részletes feltételeit a Felhasználási Feltételek (ÁSZF) 1. számú Melléklete (Adatfeldolgozási Megállapodás) tartalmazza.

5.3. Az érintettek (a Felhasználó ügyfelei) számára

Ha Ön egy, a Servanót használó vállalkozás ügyfeleként kapott pl. emlékeztető e-mailt vagy munkalapot, akkor az Ön adatainak kezelője az adott vállalkozás, nem a Szolgáltató. Adatkezelési kérdéseivel, jogai gyakorlása érdekében kérjük, közvetlenül az Önnel szerződő vállalkozáshoz forduljon. A Szolgáltató a hozzá érkező ilyen kérelmeket továbbítja az érintett Felhasználónak.

6. Címzettek és adatfeldolgozók (al-adatfeldolgozók)

A Szolgáltató a Szolgáltatás nyújtásához az alábbi adatfeldolgozókat veszi igénybe. Mindegyikkel a GDPR-nak megfelelő adatfeldolgozói szerződés van érvényben.

Az Előfizető döntése alapján aktivált integrációk, amelyek önálló adatkezelők vagy adatfeldolgozók lehetnek a saját feltételeik szerint:

A Szolgáltató jogosult az al-adatfeldolgozók körét módosítani; lényeges változásról a Felhasználókat tájékoztatja.

7. Harmadik országba történő adattovábbítás

A Szolgáltatás adatai elsődlegesen az Európai Unión belül (Németország) kerülnek tárolásra. Egyes adatfeldolgozók (pl. Supabase, Vercel, Stripe, Resend) anyavállalata az Egyesült Államokban található, ezért egyes művelet(ek) során sor kerülhet EU-n kívüli adatkezelésre. Ezen esetekben az adattovábbítás megfelelő garanciák mellett történik, így különösen az Európai Bizottság általános szerződési feltételei (Standard Contractual Clauses, SCC), illetve – ahol alkalmazandó – az EU–USA Adatvédelmi Keret (Data Privacy Framework) szerinti tanúsítás alapján (GDPR 46. cikk, illetve 45. cikk).

8. Adatbiztonság

A Szolgáltató a GDPR 32. cikke szerinti, a kockázattal arányos technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz, így különösen:

• EU-n belüli (németországi) adattárolás;
• sorszintű hozzáférés-szabályozás (Row Level Security), amely az egyes vállalkozások adatait elkülöníti egymástól;
• titkosított adatátvitel (HTTPS/TLS);
• hozzáférés-kezelés, jelszavak biztonságos (hashelt) tárolása;
• tevékenységnaplózás és rendszeres biztonsági mentés.

9. Megőrzési idők – összefoglaló

A törlés a biztonsági mentésekből a mentési ciklusnak megfelelő időn belül valósul meg.

10. Az érintettek jogai

A GDPR alapján Önt az alábbi jogok illetik meg személyes adatai kezelésével kapcsolatban:

• hozzáféréshez való jog (tájékoztatás a kezelt adatokról);
• helyesbítéshez való jog (pontatlan adatok javítása);
• törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog", a jogszabályi megőrzés korlátai között);
• az adatkezelés korlátozásához való jog;
• adathordozhatósághoz való jog;
• tiltakozáshoz való jog a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen;
• hozzájárulás visszavonásához való jog (a hozzájáruláson alapuló adatkezeléseknél, a visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti).

A jogok gyakorlása: a fenti jogok az 1. pontban megadott e-mail-címen gyakorolhatók. A Szolgáltató a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül teljesíti; e határidő szükség esetén két hónappal meghosszabbítható, amelyről a Szolgáltató tájékoztatást ad. A Szolgáltató jogosult az érintett azonosítására a kérelem teljesítése előtt.

Ha a kérelem a Felhasználó által feltöltött ügyféladatra vonatkozik (5. pont), a Szolgáltató adatfeldolgozóként jár el, és a kérelmet az adatkezelő Felhasználóhoz továbbítja, illetve annak utasítása szerint jár el.

11. Jogorvoslat

11.1. Felügyeleti hatóság

Ha úgy ítéli meg, hogy adatai kezelése sérti a jogszabályokat, panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

• Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
• Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
• Telefon: +36 (1) 391-1400
• E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
• Web: https://naih.hu

11.2. Bírósági jogérvényesítés

Az érintett a jogainak megsértése esetén bírósághoz fordulhat. A per – az érintett választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

12. Adatvédelmi incidens

A Szolgáltató az általa kezelt adatokat érintő adatvédelmi incidenst a jogszabályi előírások szerint kezeli; az adatkezelőként kezelt adatokat érintő, magas kockázatú incidensről indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintetteket és – ahol kötelező – a NAIH-ot. Az adatfeldolgozóként kezelt adatokat érintő incidensről a Szolgáltató az érintett Felhasználót (adatkezelőt) értesíti.

13. A tájékoztató módosítása

A Szolgáltató fenntartja a jogot a jelen tájékoztató módosítására. A mindenkor hatályos változat a https://servano.hu oldalon érhető el. Lényeges változásról a Szolgáltató a Felhasználókat elektronikus úton vagy a Szolgáltatás felületén tájékoztatja.