Klímaszerelő szoftver: így válassz ügyfélnyilvántartó programot

Servano és integrációk2026. október 26.·7 perc olvasás

Ha már nem fér el a füzetben, ki mikor esedékes karbantartásra, ideje klímaszerelő szoftvert keresni. Megmutatjuk, mit tudjon egy klímaszerelő CRM vagy ügyfélnyilvántartó program, mikor elég még az Excel, és milyen kérdéseket tegyél fel, mielőtt bármelyikre előfizetsz.

Mikor nem elég már a füzet és az Excel?

Néhány tucat ügyfélig a füzet vagy egy Excel-tábla is működik. A gond akkor kezdődik, amikor a karbantartások már nem egy időpontban esedékesek, hanem szétszórva az év minden hónapjában. Ilyenkor fejben kell tartanod, ki mikor jönne, és ez ritkán sikerül hibátlanul.

A tipikus tünetek ismerősek lehetnek. Az ügyfél telefonszáma a telefonodban van, a beépített klíma típusa a füzetben, a munkalap egy mappában, az időpont a telefon naptárában. Egy ügyfélről négy helyről kell összeszedni ugyanazt.

A legnagyobb veszteség nem az adminisztráció ideje, hanem az elmaradt visszatérő munka. Ha nem szólsz időben, hogy esedékes a tisztítás, az ügyfél jó eséllyel annak a klímaszerelőnek telefonál, akinek a hirdetését éppen látja. Erről részletesen a visszatérő bevételről szóló cikkünkben írtunk.

Mit tudjon egy klímaszerelő szoftver?

Egy általános ügyfélnyilvántartó program a nevet, a címet és a telefonszámot kezeli. Klímás munkánál ez kevés, mert nálad nem az ügyfél, hanem a beépített készülék a munka egysége. Az alábbi szempontok alapján szűrheted a jelölteket.

Ügyfél és készülék egy kartonon

Az ügyfélhez tartozzanak a készülékei is: gyártó, modell, gyári szám, hűtőközeg, töltet és a beépítés helye. Ha egy irodaházban tíz beltéri egység van, ne tíz külön ügyfélként kelljen felvenned őket. A gyári szám és a töltet később a telepítési tanúsítványnál és a szivárgásvizsgálatnál is kell.

Karbantartási esedékesség és emlékeztető

Ez a legfontosabb szempont, és itt különbözik leginkább a klíma szerviz szoftver egy sima CRM-től. A program a készülékhez rendelt ciklusból (például 12 hónap) magától számolja a következő esedékességet. Jó, ha listát is ad arról, kit kell felhívnod, és ha akarod, e-mailt is küld az ügyfélnek.

Munkalap a helyszínen, telefonon

A munkalapot ott töltsd ki, ahol dolgozol, és az ügyfél a képernyőn írja alá. A kész PDF menjen ki e-mailben, és legyen visszakereshető az ügyfél adatlapján. Hogy mi kerüljön egy munkalapra, azt a munkalap-mintánknál részletesen leírtuk.

Naptár és kiszállások

Az egyeztetett időpont kerüljön naptárba, és a napi listán egy koppintással lehessen hívni az ügyfelet vagy útvonalat tervezni a címéhez. Ha a csapatban többen dolgoztok, közös naptár kell, nem mindenkinek a saját telefonja.

Árajánlat és számla

Ha az árajánlatot és a számlát külön programban készíted, minden tételt kétszer gépelsz be. Érdemes megnézni, hogy a szoftver össze tud-e kötni a már használt számlázóddal. Az ajánlat tartalmáról az árajánlat-mintánkban írtunk, az árazásról a klímatisztítás áráról szóló cikkben.

Csapat és jogosultságok

Ha van technikus kollégád, legyen saját belépése, és állíthasd be, mit lát. Sok vállalkozó például nem szeretné, hogy minden kolléga lássa a beszerzési árakat és a számlákat.

Füzet, Excel, általános CRM vagy klímaszerelő CRM?

Nem mindenkinek kell szoftver. Az alábbi összevetés abban segít, hogy a saját méretedhez illő megoldást válaszd.

Szempont	Füzet	Excel	Általános CRM	Klímaszerelőknek készült szoftver
Költség	szinte nulla	szinte nulla	havidíj, gyakran felhasználónként	havidíj
Készülékadatok	kézzel, nehezen kereshető	külön oszlopokban, kézzel	általában egyedi mezőkkel kell kialakítani	beépítve
Karbantartási esedékesség	fejben	képlettel, ha megírod	általában kézi feladatként	a ciklusból számolva
Emlékeztető az ügyfélnek	nincs	nincs	beállítással, ha tudja	jellemzően beépítve
Munkalap a helyszínen	papíron	nem	ritkán	jellemzően beépítve
Telefonról	nem (papír)	kényelmetlen	igen	igen
Kinek jó?	néhány tucat ügyfél	egyedül, kevés ügyféllel	ha az értékesítés a fő munka	ha a karbantartás visszatérő bevétel

Az Excel addig jó választás, amíg egyedül dolgozol, és havonta egyszer rendszeresen átnézed a táblát. Ha ez a havi átnézés rendre elmarad, a táblázat már nem nyilvántartás, hanem archívum.

Amit egy szoftver sem vált ki: a Klímagáz adatbázis

A hatósági kötelezettségeket nem a saját ügyfélnyilvántartód teljesíti. A 458/2024. Korm. rendelet 26. § (2) bekezdése szerint a képesített vállalkozás képesített alkalmazottja a képesítést igénylő tevékenységet a Klímagáz adatbázisban, elektronikus jegyzőkönyvvel rögzíti. A tevékenység akkor számít elvégzettnek, amikor ezt a jegyzőkönyvet rögzítették.

Az (EU) 2024/573 rendelet 7. cikke a szivárgásvizsgálatra kötelezett berendezések üzemeltetőit nyilvántartás vezetésére kötelezi, amelyet legalább öt évig meg kell őrizni, ha nem a hatóság által létrehozott adatbázisban tárolják. A saját szoftveres nyilvántartásod ezt nem váltja ki, de sokat segít: ha a készülékadatok, a munkalapok és az előzmények egy helyen vannak, a hatósági rögzítésnél sem kell keresgélned.

Hét kérdés, mielőtt előfizetsz

Ezeket a kérdéseket érdemes feltenni bármelyik szoftver kiválasztása előtt, akár a Servanóról, akár másról van szó.

Ki tudod-e vinni az adataidat? Ha egyszer váltanál, az ügyféllistád ne ragadjon bent. Kérdezd meg, milyen formátumban exportálhatsz.
Be tudod-e hozni a meglévő listádat? Excel- vagy CSV-importtal nem kell újragépelni több száz ügyfelet.
Van-e hűségidő? Havidíjas, bármikor lemondható előfizetésnél kisebb a kockázat.
Kipróbálható-e éles munkán? Egy bemutatóvideó vagy egy hétnyi próba nem mutatja meg, mi lesz a harmadik hónapban, amikor jön a szezon.
Működik-e telefonon, telepítés nélkül? A munka nagy része a helyszínen történik, nem az irodában.
Összeköthető-e a számlázóddal? Ha Billingót vagy Számlázz.hu-t használsz, ne kelljen váltanod.
Mennyi lesz, ha nő a csapat? Nézd meg, hány felhasználó és hány ügyfél fér bele az egyes csomagokba.

Mennyibe kerül, és mikor térül meg?

A szoftver havidíját nem az adminisztrációs idővel érdemes összevetni, hanem az elmaradt munkával. Egy kitalált példa: ha egy éves karbantartásért 20 000 forintot kérsz, és egy jól működő emlékeztető évente csak öt ügyfelet hoz vissza, az 100 000 forint bevétel.

Egy havi 5000 forintos előfizetés ezzel szemben évi 60 000 forint. A saját számaidat úgy kapod meg, hogy megnézed, tavaly hány ügyfeled nem jött vissza karbantartásra, pedig esedékes lett volna.

Gyakori kérdések

Mi a különbség egy CRM és egy klíma szerviz szoftver között?

Az általános CRM az értékesítést és az ügyfélkapcsolatot kezeli. A klíma szerviz szoftver ezen felül a beépített készülékekkel, a karbantartási ciklussal és a helyszíni munkalappal is foglalkozik, mert a klímás munka ezek körül forog.

Megéri egyéni vállalkozóként, egyedül?

Akkor éri meg, ha van visszatérő karbantartási munkád, és érzed, hogy ügyfelek kicsúsznak. Ha csak telepítesz, és nem vállalsz karbantartást, egy egyszerű táblázat is elég lehet.

Kiváltja a szoftver a Klímagáz adatbázist?

Nem. Az elektronikus jegyzőkönyvet a Klímagáz adatbázisban kell rögzíteni, a saját szoftvered ezt nem helyettesíti. A saját nyilvántartás abban segít, hogy az adatok kéznél legyenek.

Át tudom hozni a meglévő Excel-listámat?

A legtöbb ügyfélnyilvántartó program tud Excelből vagy CSV-ből importálni. Előtte érdemes kitisztítani a táblát: egy ügyfél egy sor, külön oszlopban a név, a cím, a telefonszám és az e-mail-cím.

Mire figyeljek az ügyfelek adatainál?

Az ügyfelek neve, címe és telefonszáma személyes adat. Kérdezd meg a szolgáltatót, hogyan kezeli és tárolja az adatokat, és hogy bármikor kiviheted-e őket. Ha bizonytalan vagy az adatvédelmi teendőidben, kérj tanácsot adatvédelmi szakembertől.

Servano: ügyfélnyilvántartó és munkalap program klímaszerelőknek

A Servano magyar klímaszerelő szoftver: böngészőből és telefonról is működik, telepítés nélkül. Az ügyfélhez felveszed a klímáit hűtőközeggel és töltettel, megadod a karbantartási ciklust, és a rendszer ebből számolja az esedékességet. A Karbantartás-emlékeztetők oldal hívási listát ad, és ha bekapcsolod, három lépcsőben e-mailt is küld az ügyfélnek.

A munkalapot telefonon töltöd ki, az ügyfél a képernyőn írja alá, a céges arculatú PDF pedig e-mailben megy ki. Az ügyfél adatlapján idővonalon látod a munkalapokat, kiszállásokat és bizonylatokat. A meglévő listádat Excelből vagy CSV-ből importálhatod, és bármikor exportálhatod CSV-be (Ügyfelek).

A Pro csomagtól árajánlatot és díjbekérőt is készíthetsz, és Billingo- vagy Számlázz.hu-fiókkal számlát állíthatsz ki. Ugyancsak Pro csomagtól a technikus kollégák is saját belépést kapnak, menüpontonként beállítható hozzáféréssel. A csomagok havi 2990, 4990 és 9990 forintba kerülnek (bruttó, alanyi adómentes), hűségidő nélkül.

Az indulás lépéseit a Kezdő lépések oldal írja le. Próbáld ki 30 napig ingyen: a próba indításához bankkártya kell, de a 30 nap alatt nem terhelünk, és bármikor lemondható.